嵩張るPDFファイルを圧縮、保存容量を徒に費やさない

PDFファイルは、公的機関での手続きに必要な書式、金融商品や機器類の説明書、学術研究論文、機関誌、告知書類、領収書などありとあらゆる分野の情報公開にインターネット上で用いられており、当会の活動報告、会報もPDFで公開保存されています。紙に印刷された書類をドキュメントスキャナーなどで読み込んで電子化し保存する際もPDFという形式がよく用いられます。

しかし、word等で作成されたdocx書類を、このPDFというファイル形式に変換すると、ファイルの大きさが元よりも大きくなってしまいます。例えば、ワードで作成した文書が25KBだったとして、それをPDFファイルで保存すると120KBになってしまうという具合です。写真を掲載し凝ったレイアウトにしたりカラー文書にしたりすると800KB〜1.5MBという大変嵩張る書類になってしまいます。 パソコンやインターネット上の保存領域をすぐにいっぱいにしてしまい、保存容量を追加するのにコストが上がります。またスマートフォン等でダウンロードしたり表示したりする際に4Gや5G通信におけるデーター使用量が大変に大きくなり、通信料金に大きく響きます。

そこで実用的な鮮明さを保ちつつ、サイズを20〜80％ほど小さく圧縮することが一般的です。もちろん最初に文書を作成する際にあらかじめ大きな写真を手のひらサイズくらいの写真に縮小してから文書に組み込むなど、データーサイズが大きくならないようにすることが先決です。Apple, Windowsのどちらの環境でも書類をPDFで保存することは簡単にできます。そうして作ったファイルを圧縮するにはPDFファイル圧縮や他のファイル形式への変換等のサービスを提供しているWebサイトなどを利用します。私がよく利用しているのはiLovePDFという Webサイトです。https://www.ilovepdf.com/ja

図①〜③の手順で短時間で圧縮できます。